Tutto quello che devi sapere sul documento unico di programmazione e governance

Il PIAO o Piano Integrato di Attività e Organizzazione è un nuovo documento unico di programmazione e governance entrato in vigore decreto del Presidente della Repubblica e poi con il decreto ministeriale del 30 giugno 2022.

Rappresenta una novità per le Pubbliche Amministrazioni perché prevede modalità semplificate per adempiere a tutta una serie di obblighi burocratici che in precedenza erano parcellizzati.

Sin dalle prime battute, ha creato scompiglio. I ritardi nella diramazione di linee guida chiare e ufficiali hanno fatto temere che questa innovazione si trasformasse in un esercizio burocratico e non in un vantaggio per Enti e Cittadini.

Poi, la situazione si è chiarita e le regole per la compilazione del PIAO sono state definite in maniera univoca.

  1. La gestazione del PIAO
  2. Quali documenti sono confluiti nel PIAO
  3. Il PIAO in pratica
  4. Su PA Channel l’approfondimento del prof. Mario e del dott. Pietro Collevecchio
  5. I problemi nella compilazione del PIAO

La gestazione del PIAO

Nella primavera 2021 il governo Draghi ha iniziato a lavorare ad un DL per migliorare le capacità amministrative delle Pubbliche Amministrazioni italiane.

La decisione è stata strategica, dal momento che stavano arrivando dall’UE i fondi per il PNRR Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza.

In questo contesto si è innestata quindi l’azione del Ministro della Pubblica Amministrazione, che ha lavorato da una serie di linee guida per semplificare e rendere più efficiente la programmazione e la governance degli enti pubblici.

Il 6 giugno viene promulgato il D.L. n. 80/2021. L’articolo 6 è dedicato proprio Piano integrato di attività ed organizzazione, che diventa subito noto anche come il nome di PIAO o Piano Integrato tout court.

La promessa del nuovo Piano Integrato è di ridurre ad un solo documento una serie di adempimenti burocratici oggi decaduti. L’obiettivo è di avere un solo strumento di pianificazione e gestione di asset strategici per gli enti pubblici, come:

  • la prevenzione della corruzione e la trasparenza;
  • l’efficienza e efficacia della produttività e la misurazione delle performance
  • la parità di genere;
  • i fabbisogni del personale;
  • il lavoro agile ecc.

Alcuni ritardi nella pubblicazione delle linee guida attuative del PIAO però hanno fatto temere che questo strumento non avrebbe rappresentato una svolta rispetto al passato. Oppure, con una visione semplificata, è stato ritenuto che potesse tramutarsi in una sorta di “collage” di più documenti.

Alla fine del 2021, iniziano a circolare le prime bozze dei provvedimenti che daranno al Piano Integrato di Attività e Organizzazione la sua forma definitiva, con uno schema tipo del PIAO applicabile a tutti gli Enti coinvolti. 

Infine, a giugno 2022 il PIAO è entrato ufficialmente in vigore e la data del 30 giugno 2022 rappresenta di fatto l’inizio delle operazioni legate al nuovo piano in tutte le PP.AA.  italiane.

Sono due i documenti ufficiali a cui fare affidamento: il DpR del 24.6.22 e il DM del 30.6.22, dove vengono specificati anche aspetti chiave sulla compilazione del documento unico. Tra queste: composizione, suddivisione in sezioni, norme per la redazione, monitoraggio, sanzioni (incluso il divieto di erogazione della retribuzione di risultato ai dirigenti che risulteranno avere concorso alla mancata adozione del PIAO).

Quali documenti sono confluiti nel PIAO

Dal momento che il Piano Integrato si prefigge di ridurre il numero degli adempimenti per le PA, non c’è da stupirsi di scoprire che il numero di documenti che sono confluiti nel PIAO è piuttosto elevato.

Ecco l’elenco completo:

  • il Piano dei Fabbisogni di personale (PFP);
  • il Piano delle azioni concrete (PAC);
  • il Piano per razionalizzare l’utilizzo delle dotazioni strumentali (PRSD);
  • il Piano della performance (PdP);
  • il Piano di prevenzione della corruzione (PPC);
  • il Piano organizzativo del lavoro agile (POLA);
  • il Piano di Azioni Positive (PAP).

Mettere insieme tutti questi documenti in un documento unico di programmazione e governance ha idealmente lo scopo di dare agli enti pubblici la possibilità di aumentare l’efficacia, la produttività e di migliorare nella misurazione delle performance organizzative e individuali.

Il PIAO in pratica

In questa sezione troverai alcune indicazioni pratiche per la compilazione del PIAO. Se questo tema ti interessa e vuoi approfondirlo, non mancare al webinar dedicato al modulo PIAO di Strategic PA® in programma a breve. L’incontro è dedicato alla presentazione delle funzionalità del modulo per compilare il PIAO in maniera automatizzata.

Daremo tutte le indicazioni per iscriversi al Webinar, a breve.

Piano Integrato semplificato per gli Enti con meno di 50 dipendenti

Per le pubbliche amministrazioni con meno di 50 dipendenti, le scuole e gli istituti scolastici (ma non le Università) è stato previsto un PIAO semplificato, come indicato dal Dipartimento della Funzione Pubblica (decreto 30 giugno 2022, n. 132).

Tutte le altre Pubbliche Amministrazioni, riportate nel DL 165 del 30/07/2001 art. 1 comma 2, sono invece tenute a compilare il PIAO annualmente.

La lista include le amministrazioni dello Stato. Include anche gli enti locali con ordinamento autonomo, le comunità montane, le ASL e gli enti del SSN, le Università, le camere di commercio ed una serie di Agenzie individuate nel DL n.300 del 30 luglio 1999.

Lo schema tipo del PIAO

Il Decreto interministeriale del 30 giugno 2022 stabilisce anche uno schema tipo del PIAO, che deve essere suddiviso in sezioni e sottosezioni:

  1. Anagrafica dell’amministrazione
  2. Sezione Valore pubblico, performance e anticorruzione
    • Sottosezioni:
      • Valore pubblico
      • Performance
      • Rischi corruttivi trasparenza
  3. Sezione Organizzazione e capitale umano
    • Sottosezioni:
      • Struttura organizzativa
      • Organizzazione del lavoro agile
      • Piano Triennale dei fabbisogni di personale
  4. Sezione di monitoraggio

Il Piano deve riportare anche:

  • un elenco delle procedure che devono essere semplificate e reingegnerizzate annualmente;
  • la pianificazione delle attività e la misurazione in progress degli obiettivi, nelle tempistiche prefissate;
  • le azioni intraprese per la PA Accessibile, con particolare riferimento a cittadini over 65 e con disabilità, sia negli spazi fisici che digitali;
  • le azioni intraprese per garantire la parità di genere.

Come si trasmette il PIAO al Dipartimento della Funzione Pubblica

Il PIAO deve essere trasmesso al Dipartimento della Funzione Pubblica che si occupa della pubblicazione di tutti i Piani Integrati di attività prodotti dagli Enti italiani.

Il Dipartimento ha attivato un portale dedicato con un helpdesk per supportare le amministrazioni durante questa fase di transizione al documento unico di programmazione e governance.

Le sanzioni per le PA inadempienti

La mancata adozione del PIAO comporta delle sanzioni a danno del dirigente inadempiente. Tali sanzioni sono individuati nel d.Lgs 150/2009 art. 10 comma 5.

La principale è il divieto di erogazione della retribuzione di risultato ai dirigenti che risulteranno avere concorso alla mancata adozione del PIAO.

Ma ai dirigenti sarà anche vietato assumere incarichi di consulenza o di collaborazione.

C’è inoltre un’ammenda amministrativa, specificamente legata all’omissione del piano anticorruzione, che va dai 1000 ai 10000, come da D.L 90/2014, art. 19 comma 5.

Su PA Channel l’approfondimento del prof. Mario e del dott. Pietro Collevecchio

Il prof. Mario Collevecchio, è docente della SPISA dell’Università di Bologna ed ex dirigente apicale dello Stato e delle Regioni Abruzzo e Veneto e direttore generale della Provincia di Pescara.

Pietro Collevecchio è Data Protection Officer, componente OIV, esperto di trasparenza, protezione dati, e digitalizzazione per gli enti locali.

Per PA Channel hanno realizzato un contributo intitolato: ““Il PIAO e il collegamento con la Programmazione Finanziaria: un percorso operativo per i Comuni”.

Nell’articolo trovi una prima parte di indicazioni puntuali su come compilare il PIAO.

Successivamente i due esperti tracciano un quadro unico tra PIAO e programmazione finanziaria, proponendo un percorso operativo unico che i Comuni potrebbero adottare.

Tale percorso includerebbe:

I problemi nella compilazione del PIAO

Compilare un unico documento di programmazione e governance degli Enti rappresenta una sfida per molte amministrazioni. 

Si tratta infatti di un documento corposo e nuovo che ha in parte destato dubbi operativi nei responsabili nelle varie PA italiane.

Di qui anche il successo della nostra precedente serie di Webinar dedicati al piano integrato (li trovi tutti disponibili e gratuiti da guardare on demand).

Infatti, anche chiariti i dubbi sulla struttura del Piano (sugli enti esentati dalla pubblicazione del documento sul portale del Dipartimento della Funzione Pubblica, sulle sanzioni ecc) sono rimasti alcuni problemi di natura meramente pratica.

La compilazione manuale del PIAO

Per adempiere ai precedenti obblighi burocratici confluiti nel PIAO, gli enti, nel corso degli anni, si sono muniti di software per la pubblica amministrazione dedicati appositamente al controllo strategico.

L’innovazione rappresentata dal PIAO ha sparigliato le carte in tavola. Anche il fatto che la prima scadenza era stata fissata al 31 dicembre 21, e poi prorogata al 30 giugno 2022, ha contribuito a creare un clima di incertezza che ha reso più difficile per le PP.AA. farsi trovare pronte alla pubblicazione del PIAO.

La compilazione manuale del PIAO è infatti un task piuttosto annoso per un Ente. Ricordiamo infatti che nelle sezioni riportate nello schema tipo (ne abbiamo parlato più in alto, in questo articolo), nel nuovo piano integrato devono confluire ben 7 documenti.

Li ripetiamo anche qui per comodità:

  1. il Piano dei Fabbisogni di personale (PFP);
  2. il Piano delle azioni concrete (PAC);
  3. il Piano per razionalizzare l’utilizzo delle dotazioni strumentali (PRSD);
  4. il Piano della performance (PdP);
  5. il Piano di prevenzione della corruzione (PPC);
  6. il Piano organizzativo del lavoro agile (POLA);
  7. il Piano di Azioni Positive (PAP).

La programmazione richiede peraltro un alto livello di dettaglio, dal momento che devono essere indicate anche le misurazioni degli obiettivi e delle performance nel tempo, le procedure da reingegnerizzare ogni anno e tutti gli altri aspetti che abbiamo già citato.

Insomma, un bel da fare per gli Enti.

L’applicazione PIAO per la gestione automatica del Piano Integrato e la stampa del documento: il caso Strategic PA®

In questa sezione, ti raccontiamo il caso del bundle PIAO di Strategic PA®, che negli anni è diventato uno dei software per il controllo strategico più apprezzato dalle Pubbliche Amministrazioni Italiane.

Davanti alla novità rappresentata dal Piano Integrato di Attività e Organizzazione, il team di Strategic PA® si è ritrovato a dover rispondere ad una nuova esigenza dei clienti. Quella, appunto, di avere uno strumento digitale per gestire in modo automatico la compilazione e la stampa del PIAO.

In questo caso, la suite Strategic PA® aveva già in funzione dei moduli più che rodati per la compilazione di alcuni documenti programmatici chiave, ora assorbiti dal documento unico:

  • Obiettivi e Performance per il controllo e la misurazione degli obiettivi organizzativi e delle performance individuali;
  • Anticorruzione per la programmazione triennale della prevenzione della corruzione e della trasparenza.

Il primo step è stato quindi quello di implementare le funzionalità mancanti, ma necessarie per la gestione del nuovo PIAO. Il problema è stato risolto sviluppando un nuovo modulo, Organizzazione e Capitale Umano.

La somma delle funzionalità dei tre moduli ha dato vita al nuovo Applicativo Integrato PIAO, attraverso il quale gli enti possono gestire in maniera automatizzata e semplificata tutti gli adempimenti relativi al nuovo PIAO. 

L’integrazione informatizzata delle informazioni presenti nei singoli moduli fa sì che si possa ottenere un documento di programmazione e organizzazione unico e completo. Questo documento può essere salvato nei formati conformi all’invio sul Portale del Dipartimento della Funzione Pubblica oppure può essere stampato.

Il software è certificato AgID, funziona in cloud e rispetta tutti gli standard di sicurezza imposti alle PP.AA.

La soluzione individuata dal team di Strategic PA® ha avuto riscontri positivi sul mercato e diverse amministrazioni hanno scelto il PIAO di StrategicPA® per semplificare il lavoro sul documento unico.